En el transcurso de mis 20 años de trayectoria en el rubro de los extintores he revisado cientos de términos de referencia para extintores (TDR) tanto de entidades públicas y privadas para la contratación del servicio de recarga y mantenimiento de extintores, ya desde el título del TDR" Recarga y mantenimiento de extintores" empezamos mal, pue su definición en su mayoría de casos no aplica correctamente con los procedimientos de mantenimiento por falta de conocimiento de los procesos referentes a los mantenimientos predictivos ( Inspecciones periodicas), preventivos ( Verificacion de funcionamiento), correctivos ( Cambio de repuestos agentes y demas que corrija un desperfecto) esto va ligado a la falta de conocimientos en la normativa, trayendo como consecuencia gastos innecesarios para las entidades, en nuestro articulo de 5 mitos del servicio de extintores encontraremos información adicional sobre algunas malas practicas. Pero sigamos a lo que venimos.
5 CONSEJOS CLAVES PARA UN TDR ( TERMINO DE REFERENCIA) EFECTIVO
Para el desarrollo de un Termino de referencia para extintores se debe tener en consideración que lo debe realizar un experto en la materia, cada servicio tiene su propia naturaleza y desarrollo de mantenimiento tanto tecnica como normativo .
Consejo #1 - Las recargas no se aplican de manera anual.
Uno de los errores más notables en un TDR es la solcitud por medo del area usuaria el servicio de recarga junto con el mantenimiento, cabe indicar que son dos servicios totalmente distintos y se aplican en instancias o contextos distintos, esto sucede mayormente por desconocimiento de los procesos de mantenimiento en términos generales por mencionar lo más relevante Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo si el personal a cargo no tiene estos conocimientos el error se generará inevitablemente y segundo si no tiene conocimientos de la normativa tendrá una doble razón por la cual su TDR será mal enfocado y como resultado una perdida económica en su proceso de selección. El #1 consejo entonces en conocer los procesos de mantenimiento enfocado a extintores y Norma.
Cabe resaltar que la frecuencia de recarga de los extintores va esar vinculado a lo que indica la norma peruana NTP 350.043-1 en su numeral 9.4.2 en el cual especifica cada cuanto tiempo se debe cambiar el agente quimico como por ejemplo en los agentes humectantes, agentes de espuma formadora de peliculas, agentes premezclados AFFF Y FFFP, asi como para los polvos en su numeral 9.4.3 especificando claramente que el manual del fabricante es el que determinara su frecuencia de cambio de agente quimico.
Por lo tanto el servicio que se debe aplicar de manera anual obligatorio como servicio base es el;
Mantenimiento Preventivo siendo su procedimiento el siguiente: Examenes minuciosos de los elementos basicos de un extintor
Las Partes Mecanicas
Agente de extinción
Mecanismo de expulsión
Apariencia fisica rotulado
Mangueras en especial de extintores sobre ruedas examinadas por daños
Se seguira los procedimintos detallados del manual del fabricante
Luego de aplicado el servicio preventivo el especialista determinara si aplica un correctivo ( ojo el correctivo no lo deberia determinr el usuario si no un especialista ) como por ejemplo:
CAmbio o carga de agente de extinción
Cambio de partes como valvulas, manometros, vastagos, mangueras
Pintura
Asimismo se agragarn servicios adicionales como
Pruebas hidrostaticas
Pruebas de conductividad
Analisis de agente quimico
Consejo #2 - NO Incluir servicios adicionales sin costo.
No puedo dejar de mencionar como en los TDR se solicita incluir servicios adicionales sin costo, se entiende que en la propuesta se pueda incluir valores agregados, pero una cosa es dejar al libre albedrío que el postulante plantee sus posibilidades y otra es que el usuario solicite expresamente en el TDR que sean gratuitos como por ejemplo, Inspecciones mensuales, Capacitaciones presenciales no solo en tema de extintores, sino que agregan en temas de brigadas y primeros auxilios que obviamente son impartidas por otro tipo de especialistas, Memorias descriptivas, planos de distribución de extintores, cálculo de carga de fuego . El #2 consejo es tener cuidado en solicitar estas exigencias gratuitas que podría impactar en la calidad del servicio principal y salir mucho más caro.
La inspeccion mensual deben ser ejecutados por personas certificadas según la NTP 350.043-1, Standard for Portable Fire Extinguishers.
Consejo #3 - Terminos de referencia para extintores TDR del estado
En mi experiencia personal con los TDR del estado el cual sigue siendo muy recurrente en la actualidad adicionalmente a lo que he comentado en los 2 consejos anteriores es que si bien sus TDR están enfocados a aplicar un mantenimiento correctivo inmediato sin haber pasado por la evaluación de una Predictivo y preventivo ya se genera una falencia en la confección del TDR además de ese error es que solicitan incluir, Pintura de todos sus extintores con el proceso de decapadado. Asimismo qué este incluido el cambio de todos los repuestos que requiera el extintor, como válvulas, mangueras, vástagos, manómetros, sin tener una lista previa de lo que se necesita, por lo que obliga a generar un presupuesto de riesgo.
Este tipo de pedidos en donde todas la reparaciones deben estar incluidos en los servicios es jalado de los cabellos sin generar un lista especifica de lo tipos de cambio con el fin que el proveedor pueda calcular el valor de dichos correctivos.
El #3 consejo es que el usuario brinde una lista detallada de sus reparaciones si es que desea un presupuesto anticipado o solicitar una lista de precios unitarios de los repuestos y aplicarlos luego de la evaluación del técnico en taller de esta manera nos e genera un presupuesto de riesgo para el proveedor el cual de seguro impactara en a calidad de servicio.
Consejo #4 - La inspección mensual
Muchas Empresas pasan por alto la inspección mensual esta fase inicial en el proceso de mantenimiento de extintores, la cual lo denominamos mantenimiento predictivo, trayendo como consecuencia un TDR desinformado. La inspección mensual nutrirá de información clave para la confección de un TDR efectivo, ofreciendo datos como Cantidad, tipo, capacidad, fechas de fabricación, Pruebas hidrostáticas, tipo de agente químico, vencimientos, anomalías externas, etc. El #4 consejo es que se realicen las inspecciones de manera mensual como lo solicita la NTP 350.014-1 de manera obligatoria de esta manera se tendra la trazabilidad de los equipos operando y se generara un TDR informado.
Consejo #5 - No mezcles
No mezcles en un TDR de servicios con compras esto ha generado algunos inconvenientes por la forma como se incluye la compra en un Ítem medio escondido que normalmente se considera parte del servicio el proveedor lo pasa por alto y luego cuando llega la OC recién se dan cuenta la inclusión de esa compra. Para compra se denomina especificación técnica y tiene otro tratamiento. Se recomienda que cuando sea TDR se respete su naturaleza y no se mezcle para evitar sorpresas.
El conocimiento nos hace responsables.
Finalmente, ests 5 consejos para la confección de un Termino de referencia efectivo para el servicio de extintores busca que tanto las entidades del estado y particulares optimicen sus recursos, aplicando de manera adecuada el proceso de mantenimiento minimizando el riesgo del proceso tanto para el cliente como para el proveedor. Si deseas una cotización con la asesoría de una confeccion de TDR o servicios del mismo estamos a su disposición
